Les meilleures pratiques de Sola en matière de traitement des cartes de crédit
Le traitement des cartes de crédit est un excellent moyen pour les commerçants d'accroître leur chiffre d'affaires et la satisfaction de leurs clients, mais il est important de garder à l'esprit qu'il s'accompagne d'un degré élevé de responsabilité. Pour vous aider à gérer efficacement votre compte de traitement de manière à éviter les tracas, à promouvoir la rentabilité et à atténuer les risques, nous avons dressé la liste des meilleures pratiques en matière de traitement des cartes de crédit. Nous vous encourageons à consulter cette liste et à contacter votre chargé de clientèle ou l'équipe du service clientèle de Sola si vous avez des questions complémentaires.
1. Dans la mesure du possible, annuler les transactions plutôt que de les rembourser
Si vous devez restituer une transaction au titulaire de la carte, l'annulation est une meilleure option car elle est beaucoup plus rapide que le remboursement. L'annulation a pour effet d'annuler la transaction en cours, ce qui a pour effet de lever le blocage des fonds et de les remettre sur le compte du titulaire de la carte. En revanche, lorsqu'un remboursement est effectué, il faut plusieurs jours pour que l'argent revienne sur le compte du titulaire de la carte.
Il est important de noter que les annulations ne peuvent être effectuées qu'avant la clôture du lot de transactions (les délais de clôture des lots varient en fonction de votre plateforme). Une fois que la transaction a été clôturée, la seule possibilité d'annuler l'opération est de procéder à un remboursement.
2. Ne relancez pas exagérément une carte refusée
Si une transaction est refusée, ne relancez pas la carte à moins que le client ne confirme auprès de sa banque émettrice qu'il peut le faire. Si vous relancez excessivement une carte et que la transaction finit par aboutir, l'autorisation peut être invalidée car cette pratique va à l'encontre des règles de l'association des cartes bancaires. En outre, dans un tel cas, l'émetteur a le droit de contester la transaction car une autorisation valide n'a pas été obtenue.
Les litiges portant sur ces codes de motif n'ont pas de recours et les commerçants ne peuvent pas y répondre.
Ainsi, si une transaction est refusée, la meilleure réponse est de demander à votre client de fournir un autre moyen de paiement.
3. S'assurer que la banque chargée du traitement peut débiter et créditer votre compte bancaire
| Fiserv : | Fidelity & Cardknox : | Trèfle : | Elavon : |
|---|---|---|---|
| 4518088069, 5921267939 | 9000036136 | 1841128086 | 1841010148 |
4. Conservez toujours suffisamment de fonds sur votre compte bancaire pour couvrir les frais de traitement.
Si les frais bancaires ou les retraits sont rejetés en raison d'une insuffisance de fonds, votre compte peut être envoyé au recouvrement et vous pouvez encourir des frais de recouvrement. En outre, la banque de traitement peut signaler votre compte pour une évaluation des risques, car elle craint que vous ne soyez pas en mesure de couvrir les débits futurs ou de restituer les fonds aux titulaires de cartes lorsque les remboursements sont effectués.
5. Rapprochez régulièrement vos comptes
Nous vous recommandons vivement de rapprocher régulièrement vos dépôts. Sachez que nos équipes sont toujours là pour vous aider si vous constatez une anomalie.
Des divergences peuvent survenir pour diverses raisons (par exemple, l'utilisation de plusieurs appareils avec des délais de traitement différents, une erreur matérielle ou logicielle, ou des débits sur le compte). Plus tôt ces divergences sont constatées, plus vite elles seront résolues.
6. Informez Sola de tout changement prévu dans vos habitudes de traitement.
Lorsque votre compte de traitement a été approuvé par la banque de traitement, il a été configuré en tant que carte présente ou carte non présente, et il a été configuré avec des limites de vitesse spécifiques (qui sont souvent déterminées sur la base de vos tendances de traitement précédentes, des volumes de transaction prévus, du montant moyen de l'encaissement et du montant élevé de l'encaissement). Si vous prévoyez des changements dans vos schémas de traitement, tels qu'une augmentation drastique des volumes de transaction ou une nouvelle méthode de traitement, veuillez nous en informer de manière proactive afin que nous puissions travailler avec vous pour éviter d'éventuels problèmes de financement.
7. Rester au top de la conformité PCI
Il est impératif que vous restiez en conformité avec les normes de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS), car la non-conformité entraîne des amendes inutiles et peut mettre votre compte de traitement en danger. Nous vous encourageons à lire le document de Sola Guide des exigences de la norme de sécurité des données PCI, disponible ici. Pour plus d'assistance, l'équipe PCI de Sola est toujours là pour vous aider.
8. Répondre rapidement et efficacement aux rétrocessions
Les rétrocessions sont des contestations de transactions par carte de crédit déposées par les clients. Les rétrocessions peuvent avoir diverses raisons, par exemple lorsque le client prétend que la transaction était frauduleuse ou non autorisée, ou lorsqu'il y a un problème concernant le produit ou le service.
Lorsqu'une rétrofacturation est déposée, les associations de cartes accordent aux commerçants un délai limité pour répondre en fournissant des documents justificatifs. Il est essentiel que vous répondiez avant la date limite, car si vous ne le faites pas, vous risquez de perdre le procès. Pour plus d'informations sur la manière de répondre efficacement aux rétrocessions, nous vous recommandons vivement de lire le document Sola's Rétrofacturation 101 Ce guide contient des informations importantes sur les différents types de rétrofacturation et des conseils pour les gérer au mieux. Nous vous recommandons également de contacter votre chargé de clientèle pour discuter des différentes options disponibles pour recevoir et gérer les notifications de rétrofacturation.
9. Les signes d'une fraude aux tests de cartes
Lorsque les fraudeurs se procurent les informations d'une carte volée, ils vérifient quelles cartes sont actives et quelles cartes disposent de fonds disponibles en effectuant de nombreux petits achats en ligne. Pour ce faire, ils ciblent les passerelles de paiement et les sites web. Cette pratique, connue sous le nom de fraude par test de carte, constitue une menace considérable pour vos résultats - elle peut vous faire payer de nombreux frais et entraîner des rétrocessions.
Pour protéger votre entreprise, il est essentiel que vous connaissiez les signes de la fraude par test de carte et que vous mettiez en œuvre les outils et procédures adéquats pour l'arrêter. Pour plus d'informations, cliquez ici pour lire l'article de Sola Comment prévenir la fraude par test de carte guide.
10. Utiliser les filtres anti-fraude et les paramètres de prévention de la fraude
Compte tenu de l'augmentation constante des taux de fraude et de rétrofacturation des cartes non présentées, il est recommandé aux commerçants d'utiliser des filtres anti-fraude personnalisables au niveau de la passerelle. Les filtres anti-fraude vous permettent de bloquer des transactions sur la base de divers points de données, tels que l'adresse IP de la transaction ou le statut du service de vérification d'adresse (AVS).
Si vous souhaitez mettre en place des filtres anti-fraude pour la passerelle Cardknox, veuillez contacter votre chargé de clientèle ou le service clientèle de Cardknox. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place de filtres sur toute autre passerelle, veuillez contacter le service clientèle de Sola.
11. Protégez votre compte de traitement en l'utilisant comme prévu
Les banques de traitement surveillent en permanence l'activité de traitement afin de détecter tout signe de transaction ou de comportement à risque. Si vous vous écartez de ce qui est prévu pour votre compte ou si vous vous livrez à des pratiques suspectes (ou carrément interdites), la banque signalera votre compte pour qu'il soit réexaminé.
Les préoccupations liées au risque peuvent, au minimum, constituer une gêne pour votre entreprise - entraînant des retards de financement ou une perturbation de votre compte de traitement. Dans les cas les plus graves, votre compte peut être résilié.
Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour prévenir les risques :
Ne traiter les paiements par carte de crédit que pour l'échange de biens et de services
Les comptes de traitement des cartes de crédit ne peuvent être utilisés que pour l'échange de biens et de services, et chaque transaction doit être une vente légitime. Les pratiques suivantes sont en totale violation des règles et règlements des associations de cartes de crédit :
Il est interdit d'utiliser les cartes comme moyen de financement de votre entreprise. Cette pratique entraînera la clôture immédiate de votre compte.
Étant donné que les banques surveillent attentivement tout signe indiquant que les commerçants pratiquent l'avance de fonds, elles peuvent signaler votre compte si vous utilisez une carte d'entreprise ou personnelle qui vous appartient, qui appartient à un membre de votre famille ou à un partenaire commercial. Même si vous avez une raison légitime d'utiliser la carte - comme l'autorisation d'une vente de l'une de vos entreprises à l'autre - votre compte peut être signalé.
Si quelqu'un vous doit de l'argent au titre d'un prêt, n'acceptez jamais de payer en débitant sa carte. Les cartes de crédit ne doivent être utilisées que pour les achats courants et le remboursement d'un prêt n'est jamais autorisé.
Le fait de se livrer à l'une ou l'autre des pratiques susmentionnées ou à toute autre activité interdite par la banque de traitement peut entraîner la clôture immédiate de votre compte, voire l'interdiction d'ouvrir un autre compte de traitement à l'avenir.
Éviter de traiter des cartes de tiers
Les achats doivent être réglés par l'entité mentionnée sur la facture. Vous ne devez accepter que la carte de crédit du client ou de son entreprise et ne jamais accepter une carte "empruntée" qui n'appartient pas au client. Les banques de traitement interdisent l'acceptation de cartes de tiers, et si vous acceptez une carte de tiers et que le titulaire de la carte initie une rétrofacturation, vous ne serez pas protégé.
Veiller à ce que les transactions reflètent fidèlement les factures
Les écarts entre les totaux des factures et les montants des transactions par carte de crédit peuvent amener la banque à craindre que vous utilisiez votre compte de traitement de manière inappropriée. Voici quelques conseils importants pour assurer la cohérence de l'ensemble :
Les banques s'attendent à ce que le montant de chaque transaction corresponde exactement à celui qui figure sur la facture correspondante. Il faut donc éviter de traiter des paiements qui ne correspondent pas aux transactions ou d'arrondir les montants des transactions à des nombres pairs qui ne correspondent pas aux factures.
Il existe quelques exceptions qui permettent de traiter un paiement qui ne correspond pas exactement à la facture sans que la banque s'en inquiète. Par exemple, alors que les factures ne doivent généralement pas être divisées en plusieurs paiements, il n'y a aucun problème à le faire si la facture spécifie un plan de paiement échelonné. En outre, le regroupement de plusieurs factures consécutives en un seul paiement est une pratique acceptée.
Ne pas facturer le client au-delà du délai indiqué sur la facture. En effet, une fois le délai écoulé, la transaction est considérée comme un recouvrement de créances. Il est conseillé de toujours traiter les paiements dans un délai raisonnable par rapport aux termes de la facture.